GTD e a Arte de Fazer Acontecer

Produtividade, fazer mais por menos e em menos tempo, atingir objetivos, ser dinâmico. A objetivo é ser rápido, ter informações relevantes na ponta da língua e adquirir cada vez mais conhecimento. Estamos fazendo isso da melhor forma?

Pensando nestas demandas, confesso que sinto falta justamente do contrário: gostaria de conseguir relaxar e desligar a mente, me concentrar melhor em uma única atividade e estar ali, presente, seja para o que for. Ter várias ideias e pensamentos ao mesmo tempo — e preocupações com o que deveria ter sido feito e com o que está por vir — dificulta ainda mas o processo. Tentar meditar com a agenda cheia de pendências é inútil. Sinto como se tivesse gastando tempo precioso tentando desligar quando deveria estar a mil trabalhando.

Acontece que nós confiamos demais na nossa memória para lembrar do que temos que fazer e quando devemos agir. E nossa memória não é organizada, não possui marcadores ou pastas, nem despertador.

Foi neste contexto que descobri o GTD. Esta é a sigla da expressão Getting Things Done, cunhada por David Allen. GTD é um método de gestão de atividades e tempo, apresentado no livro homônimo, traduzido no Brasil para “A Arte de Fazer Acontecer”.

“Um paradoxo surgiu neste novo milênio: as pessoas melhoraram sua qualidade de vida, mas, ao mesmo tempo, os níveis de stress estão aumentando por estarem lidando com mais do que elas conseguem. É como se os olhos fossem maiores que a barriga. E a maioria das pessoas está, em algum nível, frustrada e atônita sobre como melhorar essa situação.”

A Arte de Fazer Acontecer — David Allen

O grande motivo pelo qual o GTD me fascinou tanto foi exatamente uma frase de Allen, absurdamente simples: nosso cérebro foi feito para pensar, não para guardar informações.

A força que fazemos para guardar dados, informações, datas e eventos é um desperdício de energia. E a falta de um sistema que nos propicie segurança de saber que na hora certa iremos lembrar daquele detalhe nos faz manter a informação na mente, sendo lembrada num esforço constante, para que, na hora que precisarmos, ela continue ali. Isso eleva o nível de stress, uma vez que nunca temos certeza de que estamos lembrando de tudo.

A questão é que é preciso esforço e disciplina para fazer as coisas acontecerem. Um método pode ajudar a organizar essa “poeira mental”, e o GTD parece estar fazendo isso para cada vez mais pessoas. É um método fácil e combina muito com essa desaceleração necessária, indo muito além do que se propõe em relação à organização. Mais que isso, não é necessário seguir tudo à risca, é muito melhor adaptar o modelo à sua vida e extrair o máximo dele, otimizando suas ações e utilizando, dentro das muitas ferramentas disponíveis, as que mais combinam com você e com seu estilo de vida.

O Começo

Com um inventário completo e atualizado de todos os seus compromissos, organizados e revisados de forma sistemática, você consegue ter um foco claro, ver o seu mundo de ângulos otimizados e fazer escolhas seguras sobre o que fazer (e não fazer) em qualquer momento.

O sistema GTD tem como objetivo atingir um estado de eficiência e produtividade plena, fazendo você trabalhar menos tempo, uma vez que sua mente estará liberada para criar e descobrir soluções. Implementar o GTD alivia a sensação de sobrecarga, institui confiança e libera a energia criativa.

Open Loops — Loops Abertos
Tudo o que não pertence ao lugar onde está ou à maneira em que está é um Loop Aberto chamando a sua atenção. Coisas fora do lugar onde deveriam estar (bagunça!) e situações que estão de uma maneira diferente da que deveriam estar (um post do blog que você não conseguiu escrever, por exemplo) são Loops Abertos, uma vez que ficam “incomodando” seus pensamentos, que deveriam estar focados no que você está fazendo agora.

O que fazer para gerenciar os compromissos?
Se algo está na sua mente, então sua mente não está vazia. Como é possível enxergar a vida com tantas nuvens na sua mente? É muito difícil ver com clareza dessa forma.

Allen aponta 3 atitudes básicas para gerenciar os compromissos:

• Primeiro, é necessário esvaziar a mente. Tudo o que você considera inacabado deve ir para um sistema fora de sua mente, que irá lhe passar segurança, uma vez que você sabe que não está na sua mente, mas está guardado em um lugar onde você poderá voltar sempre que precisar.
• Depois você precisa entender exatamente qual é o “compromisso”, qual será seu objetivo e a ação, se necessária, para conseguir completá-lo.
• Após tomar todas as decisões de quais ações deve tomar, você precisa passá-las para o sistema fora de sua mente, mantendo formas de lembrá-las e revisando regularmente.

Este processo é simples (isso não quer dizer que não é trabalhoso), e pode ser entendido melhor com um gráfico:

O que é interessante no método GTD é que você pode utilizá-lo para organizar um armário da mesma forma como pode utilizá-lo para organizar toda a sua vida. Cada pessoa que lê o livro (ou aprende sobre o método) busca uma maneira própria para iniciar essa primeira parte do que é o GTD.

Essa parte de colocar tudo no papel parece, num primeiro momento, quase impossível. Na primeira vez que li, lembro de pensar “Ok, então vou parar tudo por uma semana só para colocar tudo no papel. Aham, com certeza”. Mas não é assim, é muito mais simples que parece. Depois que você começa a usar este processo como referência, e cria uma caixa de entrada que faz sentido, fica mais fácil de não acumular pendências.

Dicas de Ferramentas

Cada um faz de um jeito, e eu vou deixar duas dicas que sempre me ajudam bastante: mapas mentais e Trello.

Mapas Mentais — ou Mind Maps — são uma forma visual de conseguir descrever “coisas”. Eu uso para montar estruturas de projetos no trabalho, para fazer listas de coisas a fazer, para fazer brainstorm. Enfim, hoje é uma ferramenta indispensável.

Exemplo de mapa mental

Como se utiliza um mapa mental?

Primeiro, no centro, você escreve o tema central. Depois você insere os tópicos e, dentro deles, os sub-tópicos. É bem simples e bem visual, mas o melhor é que, utilizando um programa de mapas mentais, você coloca a informação “no papel” de forma bastante dinâmica.

Eu criei um mapa chamado “Objetivos”. Os tópicos são as macro-áreas da minha vida: Educação, Empresa, Família, Saúde, Projetos, Cultura, entre outros. Dentro deles, criei sub-tópicos (que podem, também, ter mais sub-tópicos). Em Educação, por exemplo, tenho sub-tópicos para a faculdade, línguas estrangeiras, cursos, e dentro deles tenho os objetivos descritos.

Você não precisa entrar, ainda em um alto nível de detalhamento. No tópico Projetos coloquei algumas coisas que pretendo um dia fazer, mas que ainda são apenas ideias soltas. Alguns desses sub-tópicos se tornarão depois um mapa novo, com as ações a serem tomadas.

O que é Trello?

A segunda ferramenta que eu indico é o Trello. É uma ferramenta que ajuda a manter o controle dessas “pendências”, desde o panorama geral até os mínimos detalhes, de forma incrivelmente flexível e gratuita. Você pode acessar pelo desktop ou pelo aplicativo (para Android ou iOS), tudo sincronizado, e pode compartilhar seus quadros (como eles chamam cada painel de informações) com quem você quiser.

Um quadro Trello é uma “lista de listas”. Você tem colunas personalizáveis, e em cada coluna pode adicionar um cartão. Pense nesse cartão como um post-it que tomou redbull: o céu é o limite. Você pode adicionar Checklists, Links, Descrição, Comentários, Imagens, Anexos, Data de entrega, Etiqueta, Responsável… Enfim, muita coisa!

Um quadro no Trello

Se você conhece Kanban, o Trello é perfeito. Você pode mover os cartões de coluna e ir acompanhando todo o processo sem se perder.

Você pode criar um quadro de organização para cada área da sua vida, ou então gerenciar tudo por etiquetas coloridas. Criar uma primeira coluna chamada Caixa de Entrada e passar toda nova pendência para lá, e depois processar ela conforme o fluxo do GTD. Como eu disse, o céu é o limite!

Comentei do Kanban e acho que uma mistura de Kanban com GTD é uma forma boa de criar um processo de organização. Nem todas as ações conseguem ser resolvidas em pouco tempo, e essa complexidade não fica muito clara no GTD.

Outra coisa que acho importante é não entrar numa neurose de ter que fazer tudo 100% o tempo todo. As ferramentas são para ajudar, não para enlouquecer! O objetivo é cuidar cada vez melhor de você ;)

Acredito em desenvolver pessoas e sociedades através da troca de conhecimentos e do crescimento coletivo. Tudo isso é parte de um objetivo ainda maior: ajudar as pessoas a serem mais independentes e, portanto, mais felizes! Curtiu? Implementou? Acha que não tem nada a ver? Tem outra técnica que você ama? Me conta! ;)